從2020年初新冠肺炎疫情爆發(fā)至今已近兩年，后疫情時代新常態(tài)逐漸形成。各個領(lǐng)域的企業(yè)都已接受并逐漸適應(yīng)不確定性，與挑戰(zhàn)和疫情共處。同樣地，汽車產(chǎn)業(yè)也面臨著來自上游成本增加、芯片產(chǎn)能受限等產(chǎn)業(yè)鏈層面的沖擊。這次疫情已成為推動汽車行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要契機(jī)。

但對于奧迪福斯汽車來說，數(shù)字化的布局其實(shí)早于疫情爆發(fā)。正是由于部署了 SAP Concur 費(fèi)用管理云的差旅管理和費(fèi)用報銷整合方案，奧迪福斯汽車得以在突如其來的疫情下，依然保持敏捷，更好地規(guī)劃業(yè)務(wù)策略，突破疫情時代企業(yè)增長難題，并降低成本、提高效能。

前置系統(tǒng)部署應(yīng)對危機(jī)展現(xiàn)韌性

奧迪福斯汽車股份有限公司是德國福斯集團(tuán)于2009年在臺灣成立的銷售分公司，并以臺灣福斯集團(tuán) (Volkswagen Group Taiwan) 的身份負(fù)責(zé)經(jīng)營集團(tuán)旗下四大品牌，包含 Volkswagen、Audi、Škoda 和福斯商旅；2020年，臺灣福斯集團(tuán)憑借著豐富的產(chǎn)品線和靈活的品牌策略，在臺灣共銷售23,164輛各式車款，并以12%的市場占有率成為臺灣第三大進(jìn)口車集團(tuán)。

以汽車與零件批售和國際貿(mào)易為主要業(yè)務(wù)的奧迪福斯汽車，在疫情中也無法避免地受到影響。憑借對行業(yè)趨勢的敏銳洞察，奧迪福斯汽車在疫情前就已預(yù)先部署了 SAP Concur 費(fèi)用管理云的解決方案，這讓其在眾多被迫居家辦公、業(yè)務(wù)受阻的企業(yè)中脫穎而出，展現(xiàn)出強(qiáng)大韌性。

多系統(tǒng)跨部門簡化流程轉(zhuǎn)型契機(jī)

數(shù)字化的需求最初來自財務(wù)部門，經(jīng)過 IT 團(tuán)隊評估后，相關(guān)部門共同討論，開始著手進(jìn)行數(shù)字化工作的籌備。談及當(dāng)時進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的契機(jī)，其實(shí)是跨部門同事們通過多次會議逐漸討論后提出的需求。

在部署 SAP Concur 費(fèi)用管理云前，奧迪福斯汽車的差旅和報銷流程，涉及公司內(nèi)外眾多部門，申請系統(tǒng)和審核單位。

以海外差旅為例，從向 HR 提交出差申請、到部門主管、財務(wù)長等不同單位輪流審核，再聯(lián)系旅行社溝通訂票細(xì)節(jié)，并在系統(tǒng)提交機(jī)票等費(fèi)用核準(zhǔn)，整個過程復(fù)雜冗長，常需要耗時一周以上。此前傳統(tǒng)紙質(zhì)提交流程的不透明性，讓員工無法得知審核進(jìn)度，進(jìn)行實(shí)時跟進(jìn)。多系統(tǒng)并行的情況下，因為不常操作系統(tǒng)，經(jīng)常遇到阻礙，員工需要耗費(fèi)大量精力學(xué)習(xí)和熟悉差旅流程與政策。

而員工結(jié)束出差返回公司后，在忙于公務(wù)的同時，還需抽出時間整理發(fā)票報銷、提交主管審核簽字，然后將文件送到財務(wù)部門、掃描憑證，這些繁雜的工作影響了員工部分本該處理核心業(yè)務(wù)的時間和精力，也在一定程度上影響了員工滿意度。而財務(wù)人員面對堆積如山的紙質(zhì)申請單，更是不堪其苦。

符合需求部署系統(tǒng)審批效率大幅提升

針對舊有流程問題的實(shí)際改善需求，并結(jié)合顧問公司的建議，綜合評估后奧迪福斯汽車團(tuán)隊決定借助 SAP Concur 費(fèi)用管理云對流程進(jìn)行優(yōu)化升級。通過前期細(xì)致深入地溝通，SAP Concur 費(fèi)用管理云顧問團(tuán)隊利用系統(tǒng)功能模塊的專業(yè)和差旅管理公司的后臺程序進(jìn)行銜接，使公司將機(jī)票、交通、住宿等費(fèi)用和員工出差常見的問題，更清晰明了地整合在系統(tǒng)中，減少員工申請過程中反復(fù)修改日期，來回詢問的時間。主管對于預(yù)算和出差合理性有了更實(shí)時的管控，同時提升了溝通效率。

在請款階段，將此前的紙質(zhì)流程更新為線上進(jìn)行后，透明度大幅提升，員工不再需要頻繁登門或致電財務(wù)部門跟進(jìn)進(jìn)度。利用手機(jī) APP，管理層能隨時處理員工提交的申請，不到5分鐘就能完成單筆申請的審批。同時員工拍照上傳單據(jù)就能制作請款單，加快了請款時效和報銷速度。數(shù)據(jù)顯示，部署 SAP Concur 費(fèi)用管理云的差旅報銷后，海外差旅的審核時間從5個工作日減少為2-3天，時間大幅縮短。此外，轉(zhuǎn)為線上訂票后，在線開票的手續(xù)費(fèi)相較于人工開票減少了25%，成本大幅降低。

從公司層面來說，精準(zhǔn)的梳理和流程優(yōu)化，縮減了內(nèi)部溝通時間，無論是出差人員、審批主管或財務(wù)人員，各相關(guān)單位都顯著地提升了效率，減少了來回溝通的時間成本，得以將更多精力投入自身的核心業(yè)務(wù)中，真正幫助業(yè)務(wù)的增長。

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雖說成效顯著，但奧迪福斯汽車在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中也遇到了挑戰(zhàn)。“員工需要接受系統(tǒng)的改變，這是最大的困難。”團(tuán)隊中的采購 Olga 和信息項目 Sandy 提到，為了讓員工更快地熟悉系統(tǒng)，SAP Concur 費(fèi)用管理云的顧問協(xié)助奧迪福斯汽車，培養(yǎng)種子教師和團(tuán)隊成員，制作完整的教學(xué)手冊和影片，同時成立內(nèi)部委員會 Concur Committee，開展內(nèi)部培訓(xùn)。通過實(shí)際操作使用，員工深刻體驗到 SAP Concur 費(fèi)用管理云帶來的效率提升，易于掌握的操作接口讓即便是外籍同事和主管也能不受語言限制輕松使用，員工接受度和滿意度也隨之提升。

作為傳統(tǒng)汽車產(chǎn)業(yè)，奧迪福斯汽車擁有深厚的文化底蘊(yùn)和長期技術(shù)的積累，清晰認(rèn)識并順應(yīng)新時代經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)發(fā)展的數(shù)字化趨勢。“奧迪福斯汽車數(shù)字化的部署起步很早，在疫情之前就在使用，因此我們受疫情沖擊小，疫情期間也依然維持著業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作。”Olga 表示。SAP Concur 費(fèi)用管理云發(fā)揮數(shù)字化之力，讓公司即使在員工居家辦公的情況下，依舊得以高效進(jìn)展和規(guī)劃遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)。

未來 SAP Concur 費(fèi)用管理云將持續(xù)努力，不斷通過優(yōu)化財務(wù)流程，助力奧迪福斯汽車在日益復(fù)雜的國際環(huán)境和多方競爭的格局中，抓住機(jī)遇，乘勢而上，攀登新的高峰。

關(guān)于SAP Concur

SAP Concur 是全球領(lǐng)先的差旅管理、費(fèi)用報銷和對公支付整合解決方案品牌，致力于簡化相關(guān)流程并持續(xù)推進(jìn)自動化。倍受好評的 SAP Concur應(yīng)用程序讓商務(wù)旅行更便捷，將數(shù)據(jù)同步到費(fèi)用報告，并自動審批對公支付。通過整合近乎實(shí)時的數(shù)據(jù)，由人工智能對交易分析稽查，企業(yè)能高效獲取開支信息，提高合規(guī)性，避免預(yù)算管理盲點(diǎn)。SAP Concur 解決方案助您化解以往繁瑣任務(wù)，讓現(xiàn)在工作更便捷，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)卓越運(yùn)營。請訪問concur.cn了解更多。