湖北省人力資源和社會(huì)保障廳關(guān)于印發(fā)《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的通知

鄂人社發(fā)[2012]34號(hào)        2012-5-7

各市、州、直管市、神農(nóng)架林區(qū)人力資源和社會(huì)保障局：

　　按照《省人民政府關(guān)于實(shí)施城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的意見(jiàn)》(鄂政發(fā)〔2011〕40號(hào))關(guān)于將全省城鎮(zhèn)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度和新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度合并實(shí)施的精神，根據(jù)《關(guān)于印發(fā)湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦規(guī)程的通知》(鄂人社規(guī)〔2011〕5號(hào))精神和要求，結(jié)合實(shí)際，制定了《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)你們，自印發(fā)之日起施行。鄂人社發(fā)〔2010〕58號(hào)文件同時(shí)廢止。

湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法

　　第一條 為加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn))業(yè)務(wù)檔案管理，確保居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、人力資源和社會(huì)保障部和國(guó)家檔案局制定的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》、《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦規(guī)程》以及國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所規(guī)定的居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，分紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案包括業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中所形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)等紙質(zhì)材料;電子檔案包括紙質(zhì)檔案生成的各類(lèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和影像資料等。

　　第三條 省、市社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)社保機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)轄區(qū)內(nèi)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理工作�？h(市、區(qū))社保機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的集中保管(市、州和直管市直接經(jīng)辦居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的參照?qǐng)?zhí)行，下同)。

　　鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心協(xié)助縣(市、區(qū))社保機(jī)構(gòu)做好紙質(zhì)檔案相關(guān)材料的歸集上報(bào)和電子檔案信息錄入等基礎(chǔ)工作。村(社區(qū))應(yīng)建立參保人員基礎(chǔ)信息臺(tái)帳并妥善保存。

　　第四條 居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行目標(biāo)管理，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，將業(yè)務(wù)檔案工作納入單位議事日程、年度工作計(jì)劃和單位發(fā)展規(guī)劃，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門(mén)。

　　第五條 居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)配備專(zhuān)、兼職檔案工作人員，能適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作的需要。檔案工作人員需保持相對(duì)穩(wěn)定，定期參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持證上崗。

　　第六條 居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)設(shè)置規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)檔案專(zhuān)用庫(kù)房，能夠容納和接受全部居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器等設(shè)施設(shè)備，并配備專(zhuān)用的鐵制檔案柜或者密集架，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠。辦公室、庫(kù)房、查閱室按要求分設(shè)，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、辦公軟件和業(yè)務(wù)軟件等現(xiàn)代化管理設(shè)備，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。

　　第七條 居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)建立保管、保密、利用、移交、鑒定、銷(xiāo)毀等管理制度，并妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。

　　第八條 建立分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員崗位責(zé)任制，建立健全業(yè)務(wù)檔案工作流程，將居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作列入社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作，加強(qiáng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

　　第九條 居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，進(jìn)行嚴(yán)格審核，按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

　　第十條 居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)應(yīng)遵循居民養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的規(guī)律和特點(diǎn)，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對(duì)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行檢查、分類(lèi)、整理、立卷、編號(hào)、入庫(kù)保管，并應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄、索引目錄、填寫(xiě)備考表等。

　　第十一條 居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類(lèi)。定期保管期限按部頒規(guī)章規(guī)定分為10年、30年、50年、100年。

　　第十二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心通過(guò)縣(市、區(qū))社保機(jī)構(gòu)生成的電子檔案開(kāi)展相關(guān)經(jīng)辦業(yè)務(wù)工作，并負(fù)責(zé)受理咨詢(xún)、查詢(xún)、情況公示等。

　　第十三條 居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀必須按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、人力資源和社會(huì)保障部和國(guó)家檔案局《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》執(zhí)行。

　　第十四條 社保機(jī)構(gòu)對(duì)違反居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定的行為應(yīng)責(zé)令限期改正，對(duì)直接責(zé)任人和主管領(lǐng)導(dǎo)按照相關(guān)法律法規(guī)予以處理。

　　第十五條 本辦法由湖北省養(yǎng)老保險(xiǎn)局負(fù)責(zé)解釋。

　　第十六條 本辦法從下發(fā)之日起執(zhí)行。

湖北省人力資源和社會(huì)保障廳

2012年5月7日