UFO將報(bào)表處理過程分為兩個(gè)階段，即報(bào)表格式及公式定義工作與報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。報(bào)表格式及公式定義工作和報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作是在不同的狀態(tài)下進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)狀態(tài)切換的是一個(gè)特別重要的按鈕——格式/數(shù)據(jù)按鈕，點(diǎn)取這個(gè)按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。

　　（1）格式狀態(tài)

　　在格式狀態(tài)下設(shè)計(jì)報(bào)表的表樣，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字可變區(qū)等。

　　報(bào)表的公式：單元公式在格式狀態(tài)下定義。

　　（2）數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、圖形操作、匯總與合并報(bào)表等。

　　數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式。