備用金是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織等撥付給非獨(dú)立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費(fèi)、零星采購(gòu)、零星開(kāi)支等用的款項(xiàng)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪作他用。

　　xx公司對(duì)行政科采用非定額備用金制度，行政科為購(gòu)買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：

　　借：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 1600 （借出去的現(xiàn)金）

　　    貸：現(xiàn)金 1600（現(xiàn)金借出，現(xiàn)金減少）

　　行政科購(gòu)買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗(yàn)收入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，交回多余現(xiàn)金80元，財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：

　　借：管理費(fèi)用 1520 （購(gòu)買的辦公用品為管理費(fèi)用）

　　    現(xiàn)金 80 （借出去的現(xiàn)金未用完部分收回

　    　貸：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 1600 （沖借方，結(jié)轉(zhuǎn)掉，借出去的現(xiàn)金收回，出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。）

　　如果行政科實(shí)際購(gòu)買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報(bào)銷時(shí)除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：

　　借：管理費(fèi)用 1780 （購(gòu)買的辦公用品為管理費(fèi)用）

　　    貸：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 1600（借出去的現(xiàn)金沖銷）

　    　現(xiàn)金 180 （還要付180元）

　　出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。