幾乎每個企業(yè)日常都會發(fā)生一些小額的零星開支，如出租車費(fèi)、郵電費(fèi)、報(bào)紙雜志費(fèi)等雜項(xiàng)支出。對這些支出每次都使用支票是不可能的，有時甚至是不切實(shí)際的，因此企業(yè)通常都設(shè)立備用金制度。該制度的內(nèi)容如下:

　　(1)設(shè)專人保管零用現(xiàn)金，并負(fù)責(zé)小額的零星開支.

　　(2)當(dāng)零用金快用完時，即由保管員把零用金憑單及原始憑證提交會計(jì)部門，經(jīng)有關(guān)人員審核后，會計(jì)部門再開出支票，由零用金保管員向銀行兌現(xiàn)，補(bǔ)足、恢復(fù)原零用金限額。

　　(3)如果建立的零用金額限額太多或太少，會計(jì)部門再作相應(yīng)的調(diào)整。

　　[例]某公司于2007年1月1日建立備用金制度，根據(jù)企業(yè)零星開支發(fā)生的頻繁程度，規(guī)定限額為3000元，于每月中旬補(bǔ)足一次。

　　1月中旬，備用金保管員提交零用金憑單及支出憑證如下:電話電報(bào)費(fèi)960元，出租車費(fèi)735元，報(bào)紙雜志費(fèi)675元，購買賬薄等辦公用品624元，備用金剩余8元。

　　1月1日，設(shè)立備用金限額，會計(jì)部門開出支票，由保管員向銀行兌現(xiàn)，有關(guān)會計(jì)分錄如下:

　　借:其他應(yīng)收款--備用金3000

　　貸:庫存現(xiàn)金3000

　　1月15日，補(bǔ)足備用金時:

   借:管理費(fèi)用--電話電報(bào)費(fèi)960

                   --出租車費(fèi)735

　                --報(bào)紙雜志費(fèi)675

　                --辦公費(fèi)用624

　　貸:其他應(yīng)付款--現(xiàn)金長款2

　　    庫存現(xiàn)金2992

　　本例備用現(xiàn)金溢余2元【2994+8)-3000】，直接貸記“其他應(yīng)付款一現(xiàn)金長款“的貸方，反之，現(xiàn)金短缺，則借記“其他應(yīng)收款一現(xiàn)金短款”;實(shí)際補(bǔ)足零用現(xiàn)金為2992元。注意，補(bǔ)足零用金時不能貸記備用金賬戶，備用金賬戶維持的定額一般是不變動的，當(dāng)需增減限額時，再借記或貸記“備用金”賬戶。